Indice	Auditorías de calidad
Indice	Elena Gimeno Castillazuelo Tests and Trials S.L., Avda. Ntra Sra del Pilar,33 2ºizq, 22500 Binefar, Huesca castillazuelo@testsandtrials.com 974429973 1.- Auditoría de Calidad.- Una auditoria de calidad es una comprobación llevada a cabo de manera ordenada planificada y sistematizada, con el fin de evaluar, a través de evidencias objetivas, el cumplimiento de los criterios bajo los que funciona la empresa o cumple el producto (norma de referencia, pliegos de condiciones, especificaciones concretas, ....). La auditoría de calidad, es una herramienta de trabajo utilizada para evaluar el grado de implantación de un sistema de gestión de calidad en una empresa y la eficacia en su funcionamiento. El origen de una auditoria de calidad puede ser el siguiente: Por requisito de un cliente: Es frecuente que uno de los requisitos par a poder ser proveedor de algún cliente, sea la realización por parte de este último de auditorías de procesos o de producto en el que el cliente, evalúa la aptitud de la empresa a los requisitos que desea (como empresa o como producto). Para la obtención de un certificado de calidad: Cuando una organización desea la certificación o el reconocimiento por parte de una entidad imparcial, se realiza a través de una auditoría externa, en la que a través de una lista de comprobación, se evalúa el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma bajo la que se desea certificar. Por exigencia interna del sistema de calidad de la propia empresa: los sistemas de gestión de calidad, incluyen entre sus requisitos llevar a cabo, de manera periódica y planificada auditorías internas de calidad para asegurarse del correcto funcionamiento del sistema y corregir las desviaciones que puedan hallarse.   Independientemente del origen en la realización de una auditoría, la dirección tiene la responsabilidad de facilitar los medios para que ésta sea llevada a cabo, así como para la identificación y mejora de las áreas no conformes con el modelo exigido. Por ello, es responsabilidad de la dirección establecer un programa de auditorías internas y verificar su adecuada implementación. Llevar a cabo auditorías únicamente con el objetivo de satisfacer las exigencias de un determinado cliente o entidad resulta una pérdida de oportunidades de mejora y un coste en el sistema. Cuando las auditorías se realizan únicamente con el fin de satisfacer a terceros, es fácil que la empresa se resienta y se deprecie todo el potencial de mejora que se halla inmerso en un programa de auditoría, al considerarlo como una imposición formal desprovista de contenido y de posibilidades de mejora.           2.- Finalidad y utilidad de las auditorías.- Las auditorías de calidad se realizan con la finalidad de determinar: La adecuación del sistema de calidad de una organización a una norma de referencia específica o estándar. El correcto funcionamiento de las actividades llevadas a cabo por el personal, según lo establecido en la documentación y requisitos de su plan de calidad (manual de calidad, manual de procedimientos, especificaciones de compra, ...) La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de la calidad de una organización, y de las medidas correctivas/preventivas adoptadas. La filosofía de los programas de aseguramiento de la calidad está basada en la prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a: Detectar cuanto antes el problema Conocer la importancia del mismo Averiguar la causa principal del problema Las auditorías de calidad proporcionan a la dirección de la empresa evidencias objetivas basadas en hechos. Esto permite a la dirección tomar decisiones basándose en datos reales y no en hipótesis. Es importante tener en cuenta que la eficacia y la integridad de una auditoría depende directamente de la habilidad y formación del auditor, aunque para que los resultados sean buenos, se le debe informar al auditor de todo lo que ocurre, sin ocultar ni distorsionar la realidad. Una auditoría es un proceso positivo y constructivo para la organización auditada, a diferencia de otros casos, no se basa en el enfrentamiento como método para alcanzar sus objetivos, y de sus resultados se tomarán medidas correctivas para eliminar las desviaciones o no conformidades halladas y medidas preventivas para evitar que pequeños fallos puedan ocasionar no conformidades en el sistema.   3.- Partes implicadas en una auditoría.- La auditoría de calidad es un proceso que implica a tres partes: el cliente, el auditor y el auditado. 3.1.- El cliente. El cliente es la organización, empresa o individuo que se somete a la realización de la auditoría de calidad. Cuando el cliente solicita la auditoría, deberá especificar claramente el alcance (centros de trabajo, departamentos, procesos, actividades, ...) de la misma y la norma de referencia contra la que deben compararse las evaluaciones realizadas para conocer la aptitud del sistema. Pueden actuar como clientes las siguientes figuras: Un comprador, actual o potencial, con el objeto de evaluar la capacidad del proveedor para proporcionar productos o servicios que cumplan determinados requisitos. En este caso el comprador puede realizar él mismo la auditoría o encargarla a una entidad imparcial. Una organización, con el objeto de que su personal interno evalúe el cumplimiento de sus propios objetivos y verifique la eficacia del sistema (es el caso de la auditoría interna en los sistemas ISO 9001:2000); o bien con la finalidad de que una entidad de certificación realice la auditoría y pueda recibir el correspondiente certificado o perpetuar su mantenimiento (este es el caso de la auditoría externa)   3.2.- El auditor.- El auditor es la persona cualificada para realizar la auditoría. Debemos distinguir entre auditores externos e internos: Auditores externos: cuando los auditores no son miembros de la organización del auditado. Es decir, entidades o individuos que son contratados por el cliente como una tercera parte para realizar la auditoría en su propia organización, o bien en la organización de uno de sus proveedores en representación suya. Auditores internos: cuando los auditores forman parte del personal interno de la organización auditada; se trata de empleados que, con independencia de otras funciones habituales que pueden tener en la organización, asumen el cargo de auditores internos respecto de aquellas funciones, áreas y departamentos en los que no tienen interés o responsabilidad alguna. Las funciones y responsabilidades del auditor son las siguientes: Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria Planificar y ejecutar la auditoria Informar con antelación suficiente al auditado acerca del plan de auditorias. Elaborar el informe final de auditoría Verificar la eficacia de las acciones correctivas adoptadas a raíz del informe Conservar los documentos y registros de la auditoria o entregarlos para su conservación en poder del auditado, respetando la confidencialidad Respetar en todo momento las notas de independencia y objetividad 3.3.- El auditado El auditado es la organización sobre la cual se realiza la auditoría, independientemente de cual sea su relación con el cliente o con el auditor. Puede tratarse de una organización completa o sólo de algunos centros de trabajo. De todo el sistema de calidad o sólo de algunas áreas, líneas de procesos o departamentos. La figura del cliente y del auditado coinciden en la misma organización o persona cuando es ésta la que encarga a un tercero (una entidad de certificación, por ejemplo) la realización de la auditoría de su propio sistema de calidad (a fin de recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de empresas certificadas).   4.- Clasificación de auditorías de calidad.- Existen diversos criterios para tipificar las distintas modalidades que existen de auditorías de calidad. Entre los más destacados distinguimos: Por su objeto: se distinguen entre auditorías de producto/servicio, de procesos, de sistemas, y de actuación. Por el origen del equipo auditor: diferenciamos entre auditorías internas y externas. 4.1.- Auditorías de producto/servicio Una auditoría de producto es el exámen detallado de un producto terminado antes de que éste sea aceptado por el comprador. Esta inspección o exámen puede incluir la medición de atributos físicos del producto. Esta modalidad tiene por objeto identificar las áreas de fabricación y control del producto que pueden estar deficientes y tratar de buscar mejoras para su corrección. El método empleado es el de seleccionar una muestra representatia del producto aceptado y listo para envío y evaluarlo con la ayuda de una lista de comprobación en la que se incluirán todas las especificaciones requeridas para que el producto sea considerado conforme con los requisitos del cliente: dimensiones, pintura, embalaje, resistencia eléctrica, documentación, .... Una auditoría de producto no examina la situación de la gestión de la calidad si no la situación del producto. La auditoría de producto es una valoración del producto final o servicio y su adecuación al uso previsto. 4.2.- Auditoría de proceso.- Otro sistema de auditorías se centra en la calidad de uno o varios procesos. Consiste en determinar si el proceso se ajusta al nivel de calidad requerido, así como identificar las deficiencias ocurridas durante el proceso. Se examinan todos los factores del proceso y los elementos del sistema de calidad evaluándolos en relación con la norma de calidad aplicable, así como su efectividad. Incluye la evaluación de la capacidad para tomar decisiones válidas por parte de personas que tienen esta responsabilidad, ya sea porque realizan las operaciones, o bien porque las verifican. El método empleado se basa en el exámen, mediante una lista de comprobación, de las distintas operaciones que forman el proceso, así como de los elementos en curso de operación. La realización de una auditoría de sistema de gestión de calidad, debe cumplir las directrices marcadas en la norma ISO 19011:2002, en la que se especifican los aspectos a tener en cuenta a la hora de realizar una auditoría de este tipo.   5.- Fases en la realización de la auditoría. En la realización de una auditoría podemos distinguir las siguientes fases diferenciadas: Preparación y planificación. La dirección de la empresa es quien determina la necesidad de llevar a cabo la auditoría. La primera fase será la de preparar la auditoría, para lo cual se tendrá que tener definidos los siguientes aspectos: Alcance Norma de referencia Equipo auditor Documentación Plan de auditoría Preraración de los documentos y herramientas de trabajo. Reunión de presentación. Se realizará una pequeña reunión inicial en la que se presentarán las personas que van a participar en la auditoría y se hará un pequeño resumen de las acciones que se van a llevar a cabo durante la jornada de trabajo. Realización de la auditoría. El auditor acompañado del representante de la empresa o del responsable del departamento auditado recorrerá los procesos y actividades de la empresa solicitando la documentación e información que considere oportuna para evaluar la sistemática de trabajo. A través de las conversaciones, observaciones y registros consultados el auditor determinará el cumplimiento o incumplimiento de cada uno de los puntos o aspectos de la norma de referencia y del propio sistema de gestión de calidad de la empresa. El auditor solo se basará en evidencias objetivas, quedando al margen conjeturas u opiniones personales. Será conveniente hacer referencia a esas evidencias en el informe posterior. Elaboración de informe. El informe es el resultado final de la auditoría. Su elaboración refleja los resultados de la fase de ejecución y precede a la reunión final, que es el momento donde el informe será expuesto a las partes interesadas. Un informe de auditoria debe presentar los siguientes contenidos: Datos del auditado Objetivo y alcance de la auditoria Fechas de auditoria e identidad del equipo auditor y de los auditados Relación de desviaciones detectadas Resultado global acerca de la aceptabilidad del sistema Plazo para la subsanación de las desviaciones detectadas Firma del auditor y del representante del cliente aceptando su contenido Reunión final. Esta reunión tiene por fin llevar a cabo el cierre de la reunión de manera formal. En ella el auditor puede exponer las desviaciones halladas y el cliente comentar las dudas que puedan haber surgido. Se pretende que los resultados de la auditoría sean comprendidos y aceptados por el cliente. Seguimiento. Una vez entregado el informe se deben tomar acciones para resolver las desviaciones halladas y el cliente debe facilitar al auditor evidencias de la corrección hasta dar por cerradas todas las acciones correctivas abiertas con origen en la auditoría interna
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